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A gestão documental compreende texto procedimentos necessários para tratar os documentos desde a produção até a destinação final. A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.100).
A gestão documental contribui para o atendimento às demandas internas e externas da Organização, além de assegurar o acesso às informações de interesse do governo e dos cidadãos.
Os instrumentos utilizados na gestão documental são: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos. O primeiro trata da análise, organização e classificação dos documentos de acordo com as necessidades de uso pela a Organização, além de considerar a estrutura funcional da entidade. O segundo, fixa o tempo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e a destinação final, seja a guarda permanente ou a eliminação, tendo em vista o valor atribuído a cada um deles e a legislação vigente.
O projeto de implantação da gestão documental na FESF-SUS teve início em 2019 e surgiu a partir da necessidade de organizar o seu acervo documental acumulado desde a instituição da Fundação, no ano de 2009. É formado por uma equipe multidisciplinar composta por profissionais da FESF, responsáveis pelas as atividades técnicas do projeto; por uma mestra em Ciências da Informação, responsável pela coordenação das atividades técnicas e de capacitação das equipes; e por uma equipe de estudantes das áreas de Administração, Arquivologia e História, responsáveis pela organização do acervo documental.
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